Nên thuê hay mua tổng đài điện thoại nội bộ?

Phân vân trước câu hỏi: Nên thuê hay mua tổng đài điện thoại nội bộ?

Ngày nay, thời đại kỹ thuật số và công nghệ cao đang phát triển cường thịnh, điều này thúc đẩy và làm cho nhu cầu sử dụng các thiết bị viễn thông ngày một lớn mạnh. Gần đây Công Ty Kỹ Thuật Công Nghệ Hòa Phát chúng tôi nhận được rất nhiều lời xin tư vấn của khách hàng về việc “Nên thuê hay mua tổng đài nội bộ”. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp cụ thể thắc mắc của các bạn.

Nhu cầu sử dụng tổng đài nội bộ của khách hàng

Ngày càng nhiều doanh nghiệp cần đến tổng đài nội bộ thì ngày càng vấn đề được nhiều khách hàng quan tâm từ những khía cạnh của tổng đài nội bộ, về cách sử dụng đến các vấn đề liên quan đến giá cả, chất lượng của tổng đài. Chính vì thế mà nhu cầu sử dụng tổng đài được phân chia làm hai luồng rõ rệt: giữa thuê tổng đài nội bộmua tổng đài nội bộ.

Làm thế nào để xem xét vấn đề liên hệ bằng tổng đài của công ty theo một chiều hướng lâu dài, để rồi đưa ra chiến lược sử dụng tổng đài đúng đắn, tiêu tốn ít chi phí và thời gian mà lại đạt được hiệu quả lớn nhất – quả thực không phải là câu hỏi dễ có câu trả lời.
Vì thế việc tư vấn sử dụng tổng đài đều là người phải có chuyên môn sâu, bên cạnh đó một số công ty lớn thường có bộ phận lên kế hoạch mua/thuê tổng đài đều phải là những người đã được “chọn mặt gửi vàng”. Bộ phận kế hoạch cần rất chú trọng đến cơ cấu công ty, kế hoạch làm việc của các phòng ban, nhu cầu liên lạc nhanh chứ không chỉ là dựa trên lợi ích thuê hay mua tổng đài trên lý thuyết.

Tuy nhiên việc nắm bắt được những tiện ích và những điểm khác nhau cơ bản giữa thuê và mua tổng đài vẫn rất cần được chú trọng.

 

Cùng nghiên cứu những tiện ích của thuê và mua tổng đài điện thoại nội bộ

Khái niệm mua tổng đài

Mua tổng đài được biết đến với khái niệm phổ biến ON – PREMISE SYSTEM, nghĩa là chế độ mua hệ thống. Đơn giản và dễ hiểu như quá trình buôn bán thông thường, khi bạn dạo trong một khu thương mại, tìm thấy được món đồ phù hợp với mình, giá cả phải chăng, chất lượng đảm bảo – bạn quyết định chọn mua nó về. Sau khi tìm kỹ hệ thống tổng đài và nhà cung cấp, nếu bạn cảm thấy nhà cung cấp đủ uy tín để bạn an tâm, chất lượng hệ thống đủ tốt hãy chọn lựa sau khi đã phân tích lợi ích kỹ càng.

Sau khi thanh toán đủ phí cho nhà cung cấp, bạn sẽ nhận được tổng đài cùng dãy số IP thích hợp có quyền sở hữu thuộc về bạn – người đăng ký, quyền quản lý tổng đài sẽ hoàn toàn thuộc về bạn mà không cần phải thông qua một khâu trung gian thứ ba. Đây được coi là cách truyền thống và phổ biến mà các công ty, doanh nghiệp hay sử dụng.

Lợi ích lớn nhất của việc mua tổng đài là bạn chỉ cần trả phí một lần cho tất cả, sử dụng tổng đài và quản lý tổng đài trực tiếp, tuy nhiên số chi phí trả cho một lần bao gồm cả công lắp đặt và đào tạo quản trị tổng đài thường rất lớn.

Khái niệm thuê tổng đài

Không có đơn giản, chỉ có đơn giản hơn, thuê tổng đài (CLOUD SERVICE) được coi là một biện pháp thông minh, tiện lợi và rất phù hợp cho những start-up, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Lý do là khi thuê tổng đài điện thoại, bạn sẽ trả phí cho nhà cung cấp định kỳ theo tháng, quý hoặc niên hạn quy định trong hợp đồng, và số tiền mỗi lần nộp thì không quá lớn và nhỏ hơn nhiều lần so với con số trả một lần khi mua. Điều này giúp cân bằng tài chính công ty và không làm thâm hụt vốn quá nhiều đặc biệt là với những doanh nghiệp mới thành lập còn non nớt.

Bên cạnh đó, việc thuê tổng đài còn giúp các công ty doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhân lực trong đào tạo đội ngũ quản trị tổng đài chuyên nghiệp. Khi đã ký hợp đồng thuê tổng đài điện thoại nội bộ, bên nhà cung cấp sẽ là người lo liệu mọi thứ, từ quá trình cài đặt và đào tạo nhân viên quản lý, cài đặt trả lời tự động theo ý của bạn.

Những điểm cần lưu ý

Phần cứng hệ thống tổng đài: đây là khái niệm thường được nhắc đến khi mua tổng đài điện thoại nội bộ. Hiểu đơn giản đây là khoản chi phí cho việc mua tổng đài, dùng trong suốt quá trình sử dụng kể cả khi bạn có mở chi nhánh mới. Đối với thuê tổng đài, bạn sẽ chi trả phí này theo số người đăng ký đầu máy.

Phí bảo trì và hỗ trợ: có lẽ không cần phải giải thích nhiều nữa. Đây là khoản chi phí phụ có thể sẽ phát sinh (khi có lỗi, hỏng) hoặc diễn ra định kỳ (trong việc bảo trì và kiểm tra đường kết nối), nhằm đảm bảo hệ thống của bạn luôn ổn định và không bị gián đoạn. Chi phí này bên công ty bạn sẽ không phải trả khi áp dụng thuê tổng đài điện thoại nội bộ.

Muốn được tư vấn chuyên sâu hơn? Hãy đến với Hòa Phát Telecom

Nếu tất cả những thông tin trên còn chưa thỏa mãn hoặc giải đáp hết những vấn đề liên quan đến sử thuê/mua tổng đài nội bộ mà bạn gặp phải, hãy liên hệ trực tiếp với Hòa Phát Telecom chúng tôi, nơi có những tư vấn viên tận tâm, nhiệt tình, có chuyên môn tốt trong ngành công nghệ thông tin – viễn thông, luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ bạn. Đồng thời bên chúng tôi cũng có bán các loại tổng đài điện thoại nội bộ đến từ các thương hiệu lớn với giá cả phải chăng. Hòa Phát Telecom luôn hân hạnh được phục vụ các bạn.