Tìm Hiểu Tổng Đài Nội Bộ Là Gì

Như chúng ta được nghe, được biết “tổng đài điện thoại” tên gọi khác là “tổng đài nội bộ” nghe rất nhiều nhưng bạn chưa hiểu rõ? lapdattongdai.info sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Định nghĩa theo chuyên môn tổng đài điện thoại: là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số đường trung kế nhất  định.

Nói cho dễ hiểu tổng đài nội bộ là gì? (Có tên gọi khác Tổng đài điện thoại)

– Tổng đài nội bộ là 1 thiết bị điện tử – nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây….) vào 1 chỗ để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng và ngoại mạng một cách tiện lợi hơn.

Sơ đồ tổng đài điện thoại (hình minh họa)

2. Khả năng hoạt động của Tổng Đài

– Có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.

– Có liên lạc với nhau trong cùng 1 hệ thống hoàn toàn miễn phí

– Có thể chuyển máy cho nhau trong cùng 1 hệ thống tổng đài nội bộ

– Xử lý cuộc gọi đến bằng việc quy định việc đổ chuông trên 1 máy bất kỳ.

– Còn rất nhiều tính năng nổi bật. Bạn có thể xem chi tiết tại Tổng đài điện thoại Panasonic

tong dai noi bo la gi

3. Vấn đề của bạn:

– Công ty, doanh nghiệp của  bạn có thật sự chuyên nghiệp chưa?

– Bạn có tốn quá nhiều chi phí cho việc liên lạc nội bộ với nhau?

– Bạn có muốn quản lý tất cả các cuộc gọi của các nhân viên trong công ty, doanh nghiệp?

– Bạn có muốn phân quyền cho từng nhân viên mình được phép gọi đi đâu từ công ty bạn?

– Đối tượng cần và nên sử dụng tổng đài nội bộ bao gồm: công ty, doanh nghiệp, xưởng, xí nghiệp sản xuất, khách sạn, nhà nghỉ…

Hệ thống tổng đài nội bộ cho quy mô vừa và nhỏ

4. Lợi ích thiết thực từ tổng đài điện thoại có thể đem lại:

– Đem đến cho công ty hay doanh nghiệp của bạn mang tính chuyên nghiệp hơn:

                + Khi khách hàng gọi đến sẽ nghe câu chào. Hướng dẫn khách hàng muốn gặp trực tiếp ai đó trong công ty, doanh nghiệp của bạn.

                + Máy đổ chuông tùy thuộc bạn thiết lập (thường là tiếp tân)

– Các chi phí liên lạc giữa các phòng ban hoàn toàn miễn phí và trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết:

                + Bạn và các nhân viên của bạn sẽ không còn phải chạy đi chạy lại để trao đổi thông tin với nhau.

                + Chi phí liên lạc giữa các phòng ban trong công ty hoặc doanh nghiệp của bạn giảm đáng kể.

– Khả năng tiếp cận khách hàng:

                + Khách hàng của bạn sẽ không còn phải chờ đợi để thực hiện 1 cuộc gọi đến công ty bạn.

                + Các nhân viên của bạn có thể tiếp nhiều khách hàng cùng 1 lúc nhiều hơn….

Tổng đài là gì, tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp
·        Những đối tượng cần dùng tổng đài:
Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng …. cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu.
·        Lợi ích khi dùng tong dai đien thoai
Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
tong dai la gi
Các tiện ích người dùng khác :
–         Có khả năng chặn các cuộc gọi (di động liên tỉnh, quốc tế). Chặn theo nhóm, theo thời gian và cấp code gọi cho từng cá nhân
–         Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
–         Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
–         . Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
–         Sử dụng 1 số liên lạc ần định để giao dịch với khách hàng trong khi có nhiều đầu số nối vào tổng đài.
–         Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến.
–         Có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và theo từng nhóm trượt.
·        Thành công bước đầu là lựa chọn tổng đài:
Lựa chọn theo cấu hình:
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.
Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:
– Sử dụng công nghệ Analog hay công nghệ số IP.
– Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.
– Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code.
– Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM
– Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in.
– Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call
– Voice mail, Door phone/door Opener, Music –BGM, Paging.
Thương hiệu và khả năng đầu tư
 Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài điện thoại nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Erission, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, , LG, Samsung,… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,…trong đó theo kinh nghiệm nhiều năm tư vấn lắp đặt VNC nhận thấy tổng đài Panasonic chiếm thị phần lớn về tổng đài nhỏ và tầm trung chất lượng ổn định.
Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, bạn cũng không không cần suy nghĩ nhiều, hãy gọi cho chúng tôi và đưa ra yêu cầu, các kĩ thuật tongdaihcm.com sẽ tư vấn miễn phí và sẽ có mặt ngay để khảo sát đánh giá nếu bên bạn có nhu cầu hợp tác.
tong dai dien thoai la gi

Những điều cần biết về tổng đài điện thoại nội bộ

Trên thị trường đã xuất hiện rấnhiều dòng tổng đài điện thoại. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp không biết nên lựa chọn loại tổng đài nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống trung gian giúp kết nối trong nội bộ doanh nghiệp và giao tiếp ngoài doanh nghiệp, Việc lắp đặt tổng đài nội bộ giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

2. Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Bạn đang dự định sử dụng tổng đài điện thoại  cho doanh nghiệp của mình. Bạn dùng tổng đài với mục đích gì ? đó là câu hỏi mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đặt ra khi có ý định sử dụng lắp đặt tổng đài điện thoại.

3. Phân loại đối tượng khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại

Đầu tiên, muốn sử dụng, bạn phải xem xét, công ty bạn phù hợp với loại hình tổng đài nào, bạn dùng tổng đài cho mục đích gì?

  • Mua lắp đặt tổng đài điện thoại cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi cho nhanh và gọi ra ngoài -> Với yêu cầu này bạn chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất
  • Mua tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến -> Bạn sử dụng tổng đài IP
  • Mua tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp -> Bạn chọn tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng)

Khi đã xác định được loạn hình tổng đài bạn định sử dụng xong, bạn sẽ dễ dàng liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn 1 cách hoàn chính nhất cho hệ thống của mình.

4. Dung lượng cần sử dụng đối với tổng đài điện thoại

Bạn cần hiểu, dung lượng ở đây là số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào và ra nhiều hay ít mà chọn số lượng đường vào bưu điện nhiều hay ít.

Thông thường đối với tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng cần số lượng đường vào nhiều.

Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng nhân viên sử dụng để tương ứng.

5. Đối với khách hàng mới nên dùng loại tổng đài nào?

Đối với khách hàng lắp đặt tổng đài là lắp mới hay thay tổng đài để lựa chọn loại tổng đài

– Với khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại mới: Nên chọn tổng đài IP, vì với tổng đài IP bạn không phải chạy hệ thống dây điện thoại riêng, sử dụng ngay hệ thống dây mạng có sẵn để hoạt động, như vậy chi phí chạy hệ thống mạng cũng giảm cho bạn được 30% chi phí đầu tư rồi.

– Đối với khách hàng thay tổng đài có mạng thoại sẵn rồi, không yêu cầu tính năng cao cấp thì lựa chọn tổng đài Analog vẫn là giải pháp rẻ nhất.

– Đối với khách hàng có mạng Lan rồi chưa có mạng điện thoại thì cũng như trên lựa chọn tổng đài IP sẽ giúp bạn không phải chạy dây gì cả, mua tổng đài về cắm vào hệ thống là dùng được ngay.

4. Công ty có nhiều chi nhánh dùng loại tổng đài nào?

Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều

tong dai dien thoai la gi

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Các hãng bạn nên lựa chọn tổng đài như Siemens, Panasonic, LG và được phân loại theo số lượng máy lẻ

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 30 – 50 máy

  • Siemens Hipath 1150
  • Panasonic KX-TDA100, KX-TDA100D
  • LG LDK1248

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 50 – 120 máy

  • Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550
  •  Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200
  • LG LDK300

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy trên 120 máy

  • Siemens Hipath 3800
  • Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại IP

#1. Tổng đài điện thoại IP có những loại nào?

Tổng đài IP có 2 loại:

  • loại 1 là hệ thống sử dụng phần cứng
  • loại 2 là hệ thống sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trự

#2. Hệ thống tổng đài IP phần cứng

2.1 Tổng đài điện thoại

IP Grandstream hoặc IP

2.2 Điện thoại IP

Tương thích công nghệ VoIP và SIP trunking

2.3 Bộ chuyển đổi Gateway

Nếu muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog

2.4 Dây nối mạng LAN nội bộ

Nếu các công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp có trước hệ thống mạng LAN nội bộ thì không cần thêm một thống nào khác cho tổng đài IP

2.5 Phần mềm Softphone

Các đơn vị triển khai sẽ cung cấp miễn phí trong quá trình triển khai cài đặt hệ thống trên máy tính

2.6 Điện thoại IP hoặc tai nghe Headphone

Thiết bị tương tác nghe gọi của nhân viên chăm sóc khách hàng, nếu bạn có hệ thống máy tính có thể sử dụng tai nghe có mic nói rất đơn giản

2.7 Hệ thống đường truyền mạng

Bạn sử dụng cho nhiều chi nhánh và muốn chất lượng cuộc gọi đảm bảo cần có một hệ thống mạng truyền quang tốc độ cao

#3. Hệ thống tổng đài IP phần mềm

3.1 Máy chủ Server

Mỗi đơn vị triển khai sẽ tư vấn bạn những hệ thống Server khác nhau. Chia sẻ bạn hệ thống tổng đài IP do CRMVIET triển khai cho một đơn vị khách hàng là hoàn toàn Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ trực tuyến, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng đồng thời cuộc gọi đến và cuộc gọi

3.2 Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng trên từ 2.3 đến 2.7. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.

Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP chuyển mạch gói các tệp tin qua đường truyền mạng Internet. Nó hiện đại hơn các tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch kênh. Thông tin được ghép, nén nhiều kênh thoại lại trên đường chuyền tín hiệu. Chúng được vận chuyển qua đường Internet giảm đáng kể chi phí lắp đặt, giá cước trong quá trình sử dụng.

Sử dụng tổng đài điện thoại là một trong cách hướng đến sự chuyên nghiệp hóa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, là sự lựa chọn thông minh trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay.

Xuất phát từ nhu cầu thực thế của doanh nghiệp, CRMVIET đã cho ra giải pháp lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại 3 trong 1 (chăm sóc khách hàng, mang đầy đủ tính năng tổng đài điện thoại và giúp tiết kiệm chi phí tối đa). Một số tính năng của phần mềm quản lý CRMVIET vơi hệ thống tổng đài:

  1. Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng tiềm năng trên giao diện phần mềm.
  2. Mọi thông tin cuộc gọi với khách hàng đều được lưu lại trên hệ thống và bạn có thể truy xuất lại bất kỳ lúc nào dưới dạng file excel.
  3. Tổng đài điện thoại giúp bạn thiết lập các kịch bản chào tự động khi khách hàng gọi tới, thiết lập kịch bản chào tự động vào ngày nghỉ, ngoài giờ làm việc.
  4. Chi phí lắp đặt thấp, giảm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp, rút ngắn thời gian đàm thoại, miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp.

Bài này đã được đăng trong Tin Tức Tổng Đài và được gắn thẻ , . Đánh dấu đường dẫn tĩnh.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *