tư vấn mua tổng đài điện thoại nội bộ

Hòa Phát Telecom tongdaihcm tư vấn mua tổng đài nội bộ – Những điều bạn cần biết

Việc chọn mua một tổng đài điện thoại với một công ty doanh nghiệp chưa bao giờ là một điều dễ dàng, đòi hỏi việc phải nghiên cứu kỹ càng và xem xét kỹ lưỡng. Nếu không có chuyên môn sẽ rất dễ mắc phải sai lầm. Trong bài viết này, Hòa Phát Telecom chúng tôi xin tư vấn cho các bạn một số lưu ý khi mua tổng đài để phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất.

Những lưu ý trong quá trình nghiên cứu thực tế

Trước khi quyết định mua tổng đài nội bộ, bất cứ ai trong chúng ta cũng đều phải nghiên cứu môi trường thực tế, bao gồm số lượng người quản trị của công ty bạn, đường dây, nhu cầu sử dụng trong thời gian bao lâu, đó chính là quá trình nghiên cứu thực tế. Đây là quá trình yêu cầu người nghiên cứu rất cần chú ý, và Hòa Phát Telecom xin được tổng hợp một số lưu ý sau:

Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại của công ty bạn là gì?

Trong quá trình nghiên cứu, việc xác định được mục đích sử dụng tổng đài điện thoại là phần thiết yếu nhất. Phải xác định được mục đích sử dụng thì việc mua tổng đài nội bộ mới được đặt trong tầm chi tiêu đúng đắn, chi phí được xác định rõ ràng để phù hợp với nhu cầu sử dụng. Cụ thể như sau:

  • Nếu công ty bạn đang có nhu cầu mua tổng đài điện thoại chỉ để liên lạc nội bộ trong công ty, hoặc giữa các phòng làm việc và các bạn khác nhau, việc lựa chọn tổng đài analog là phương án tốt nhất, tiết kiệm chi phí mà vẫn được hiệu quả.
  • Nếu bên cạnh việc liên lạc nội bộ, công ty bạn cần tới đội ngũ chăm sóc khách hàng, hoặc có bộ phận bán hàng trực tuyến thì hãy xem xét đến việc sử dụng tổng đài IP, chúng tối ưu hơn so với Analog, không còn đơn giản chỉ là một tổng đài nội bộ thông thường.
  • Nếu bên bạn còn chuyên về những dịch vụ hỗ trợ khách hàng, hoặc “chơi lớn” trong việc nâng cao chất lượng, uy tín doanh nghiệp bằng cách công khai thông tin giới thiệu cơ bản cho khách hàng truy cập và nắm bắt, hãy chọn tổng đài hỗ IVR, tổng đài chuyên về chăm sóc khách hàng và chúng có thể được chia lẻ thành nhiều cấp và các mức khác nhau.

Lưu ý đến dung lượng cần sử dụng

Trước hết bạn cần hiểu rõ, dung lượng là khái niệm liên quan đến số lượng đường truyền đến bưu điện và số lượng đầu máy lẻ, máy con. Trong quá trình nghiên cứu bạn cần thống kê công ty có bao nhiêu đường truyền, cần bao nhiêu số lượng máy lẻ, thống kê thư điện tử truyền đến một ngày nhiều hay ít để lựa chọn mua tổng đài phù hợp. Trong trường hợp cần đến chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ cần tích hợp dung lượng cao. Bên cạnh đó càng nhiều phòng ban, nhân viên nội vụ công ty lại càng cần đến nhiều đầu máy.

Trường hợp lắp đặt tổng đài nhưng chưa có hệ thống mạng điện thoại

Với những khách hàng chưa có mạng điện thoại, cần lắp tổng đài nội bộ cho công ty mới hoàn toàn thì lời khuyên cho bạn là nên sử dụng tổng đài IP. Bởi ưu điểm của tổng đài IP là không cần chạy hệ thống dây điện thoại riêng, nó chỉ cần dây mạng đã có sẵn là có thể hoạt động, điều này góp phần giảm chi phí lắp đặt và chạy hệ thống lên đến hơn 30% so với phí đầu tư ban đầu.

Với những khách hàng đã có mạng điện thoại, không cần đến những tính năng cao cấp thì lời khuyên thật lòng cho một chi phí tiết kiệm nhất đó là lựa chọn tổng đài Analog.

Trường hợp khách hàng có mạng Lan hoặc Wifi thì cũng như trường hợp một, dùng tổng đài IP để không phải chạy dây lằng nhằng gây tốn kém không cần thiết, chỉ cần mua tổng đài về hòa mạng chạy chung với hệ thống là đã có thể sử dụng bình thường.

Trường hợp công ty có nhiều chi nhánh, nhiều trụ sởư

Đây là trường hợp đáng lưu tâm nhất do điều kiện địa lý chiếm vai trò quan trọng nên những doanh nghiệp, công ty nằm trong trường hợp này phải sắm tổng đài nội bộ chỉ là việc sớm hay muộn mà thôi. Lời đề nghị dành cho những công ty, doanh nghiệp này là sử dụng tổng đài IP, tiết kiệm chi phí mà hiệu quả hơn hẳn so với tổng đài Analog.

Lưu ý thiết bị cần có cho việc lắp đặt tổng đài

  • Đầu tiên và đương nhiên không thể thiếu là tổng đài.
  • Các điện thoại đặt ở nơi trực, đặt ở điểm đầu và điểm cuối, các đầu máy lẻ
  • Cần chú ý đến hệ thống dây nội bộ, nên chọn lựa kỹ càng tránh việc đứt hoặc rò rỉ, sẽ rất khó sửa chữa về sau này
  • Phân công nhân viên viên triển khai và bộ phận quản trị tổng đài có đào tạo chuyên môn

Chọn nhà cung cấp và tư vấn uy tín – Hòa Phát Telecom

Tâm lý mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn mua tổng đài thường rất cần đến nhà cung cấp có uy tín cao. Hòa Phát Telecom chúng tôi tự tin với chất lượng sản phẩm và kinh nghiệm bán hàng lâu năm, tổng đài bên chúng tôi kinh doanh đều đến từ những nhãn hàng nổi tiếng và thông dụng, tiêu biểu là Panasonic. Bên cạnh đó đội ngũ tư vấn viên chúng tôi đều là những người có chuyên môn, sẵn sàng hỗ trợ 24/24h, đảm bảo giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, đem đến cho khách hàng sự hài lòng và an tâm khi sử dụng.